'يتم فتح باب التسجيل سنويا والإعلان عن الفترة المقررة للتسجيل من خلال تعميم يصدر
عن مكتب المدارس الخاصة بهذا الشأن. فعلى سبيل المثال، موعد التسجيل للعام الدراسي 2016/2017 بدأ من 2 مارس وحتى 15 أكتوبر، وأي تسجيل بعد المدة المذكورة سيتطلب موافقة مدير مكتب المدارس الخاصة.
'
'تحدد مختلف النظم التعليمية مجموعة من المتطلبات المتعلقة بقبول الطلبة ضمن المراحل الدراسية، حيث تستخدم الأنظمة أسماء مختلفة لمراحل عمرية معينة. لذا تم وضع دليل الاستعانة بجدول معادلة أنظمة التعليم الدولية الوارد في الدليل
ويعتبر عمر الطالب المحدد الرئيسي الذي يستخدم في تحديد المستوى الصفي والمرحلة الدراسية التي سيتم قبول الطالب فيها. وينبغي على المدرسة وولي الأمر لأنها مسئولية مشتركة الرجوع إلى جدول معادلة أنظمة التعليم الدولية الذي تم إرفاقه في الدليل لتحديد المستوى الدراسي للطالب وعرضه على ولي الأمر مع العلم أن كل مدرسة لها سياسة القبول الخاصة بها.
'
'في حالات استثنائية، يمكن للمدرسة وولي الأمر أن يقررا أنه من مصلحة الطالب من الناحية التعليمية والنفسية أن يتم قبوله في مستوى أو مرحلة صفية مع طلبة أكبر منه سنا أو أصغر فعلى سبيل المثال، الطفل الذي يؤهله عمره الزمني للقبول في الصف الرابع يتم قبوله في الصف الثالث بسبب مخاوف حيال قدراته الأكاديمية أو لأسباب متعلقة بنموه أو نتيجة لانقطاعه عن الدراسة نتيجة لمرض أو مشكلة . مع التأكيد على أن يتم بموافقة مكتب المدارس الخاصة.
وفي جميع الحالات التي يتم فيها قبول الطالب في مستوى صفي لا يتناسب وعمره ، فإنه يتعين على المدرسة التأكد من اطلاع ولي الأمر على تبعات هذا القرار على المدى القصير والبعيد، حيث يتعين على ولي الأمر توقيع إقرار بموافقته على ذلك. وفي مثل هذه الحالات، يجب على المدرسة إخطار مكتب المدارس الخاصة بقرارها متضمنا الأدلة التي تدعم ذلك.
'
'• قد تتأثر عملية قبول الطلبة في المراحل الثانوية بالمناهج الدراسية ونظام الاختبارات العام المتبع في المدرسة. فعلى سبيل المثال، الطالب الذي يجب قبوله من ناحية عمرية في المستوى الثالث عشر قد يتم وضعه في المستوى الثاني عشر إذا كان قد سجل لامتحان A level ,ولم يدرس برنامج السنة الأولى من هذا المستوى لأن البرنامج الدراسي للمستوى A مدته سنتان.لذلك على الطلبة وأولياء الأمور وخصوصا القطريين منهم جمع المعلومات والبيانات الكافية حول النظام الذي سبتقل الطالب إليه ، والتأكد من أن المواد التي سيدرها الطالب تؤهله للحصول على شهادة إتمام المرحلة الثانوية من قسم تصديق ومعادلة الشهادات من هيئة التقييم . '
'لا يمكن للمدرسة تسجيل أي طالب إلا من خلال نظام تسجيل الطلبة في المجلس أو قاعدة بيانات الطلبة و سيقوم المجلس الأعلى للتعليم بمتابعة مدى التزام المدارس بهذه الإرشادات والتعليمات والطلب منها إظهار التزامها بها. فالمدارس التي لا تلتزم بهذه التعليمات قد تتعرض لعقوبات نتيجة لذلك.'
'1.1 البطاقة الشخصية أو جواز السفر الأصلي المسجل به الطالب { ساري المفعول} + صورة عنه
1.2 شهادة الميلاد الأصلية + صورة عنها.
1.3 إقامة سارية المفعول على جواز السفر + صورة عنها { لجميع الطلاب والطالبات المقيمين والمقيمات}.
1.4 بطاقة تصريح الإقامة المؤقتة الصادرة من وزارة الداخلية بدولة قطر لحاملي هذه البطاقة (سارية المفعول) وصورة عنها وتسجيل الجنسية من سكان قطر .
1.5 عدد 2 صور حديثة.
1.6 وثائق صحية للطلبة القطريين والمقيمين داخل الدولة من عمر 3-6 .
'
'لا يجوز تسجيل أي طالب لا يحمل رقماً شخصياً من وزارة الداخلية بدولة قطر. لذلك نود أن نؤكد للمدارس وأولياء الأمور بأنه يُمنع تسجيل أي طالب دخل البلاد بتأشيرة زيارة أقل من سنة.'
'لن يكون من ضمن الاشتراطات أن يتم معادلة وتصديق الشهادة من هيئة التقييم ، وإنما يتم الرجوع إلى شهادات ومستندات الطالب الصادرة عن المدرسة السابقة. بالإضافة إلى تقييم مستوى الطالب من قبل المدرسة واستخدام جدول معادلة الأنظمة التعليمية لتحديد الصف المناسب للطالب.'
'فيما يخص الطلبة الذين ينتقلون من قطاع المدارس الخاصة إلى قطاع المدارس المستقلة، فإنه يتعين على المدرسة المستقلة التي ينتقل إليها الطالب التأكد من أن الشهادات التي حصل عليها الطالب من المدرسة السابقة قد خضعت لعمليات المصادقة والمعادلة وفقاً للنظام المعمول به في المجلس الأعلى للتعليم. وسيتم بعد ذلك وضع الطالب في المستوى الصفي المناسب وفقاً لتوصيات قسم تصديق ومعادلة الشهادات .. '
'• يمكن لولي الأمر نقل أو تحويل ابنه أو ابنته بين المدارس الخاصة دون الحاجة إلى أخذ موافقة المجلس الأعلى للتعليم لكن يجب التأكد أولا من وجود شواغر في المستوى الدراسي المناسب أو المرحلة العمرية المناسبة لدى المدرسة التي سينتقل إليها الطالب. ولأن المجلس لديه قاعدة بيانات للطلبة في جميع المدارس ومنها الخاصة فلا يمكن تسجيل الطالب في أكثر من مدرسة وحتى نضمن تسجيل الطلبة ووجود شاغر له في المدرسة التي يود الانتقال إليها نطلب من ولي الأمر إحضار موافقة خطية من المدرسة الجديدة يتم إلغاء الطالب في قاعدة بيانات الطلبة من المدرسة الحالية وتتمكن المدرسة الجديدة من تسجيله .'
'على المدارس الالتزام بالطاقة الاستيعابية المحددة للمدرسة وعدم تسجيل أي طالب فوق العدد المحدد دون أخذ موافقة مكتب المدارس الخاصة على ذلك ونظام قاعدة بيانات الطلبة لدينا لن يقبل بتسجيل أي طلبة فوق العدد المسموح ، ونحن نعلم أن بعض المدارس لديها اكتظاظ كبير لإقبال الطلبة عليها لكننا أيضا نأمل بأن المدارس الجديدة التي ستفتح العام القادم والسنوات القادمة تستوعب أعداد كبيرة من الطلبة .'
'قد يترتب على عملية الانتقال تكوين فجوة في مهارات ومعارف الطالب وافتقاده لبعض المواد أو عناصر المنهج أو قد يضطر لإعادة بعض المواد أحياناً. وقد يؤثر هذا على تعلم الطالب وقد يؤثر أيضاً على عمليات الانتقال المستقبلية والاختبارات والالتحاق بالجامعات.
لذلك ينبغي على المدارس تزويد أولياء الأمور بمعلومات حول المنهج الذي تقدمه المدرسة وسياسة ونظم تقييم الطلبة فيها. كما ينبغي أن تزودهم بالمعلومات المتعلقة بما تقدمه المدرسة من شهادات معتمدة دولياً أو محلياً .
ويتعين على المدرسة التي تستقبل الطالب "المنتقل إليها " أن تتأكد من أن ولي الأمر يعي تماماً ما يترتب على انتقال الطلبة من نظام تعليمي إلى نظام آخر مختلف. وأن لكل نظام تعليمي طبيعته الخاصة من حيث قواعد توزيع الطلبة على المستويات الصفية والمناهج المطبقة وطريقة توزيع جدول العام الدراسي ونظام الاختبارات
'
'يتعين على الطلبة القطريين الذين أنهوا دراستهم في قطاع المدارس الخاصة وحصلوا على شهادات معتمدة / معترف بها دولياً التقدم لمصادقة شهاداتهم من قسم تصديق ومعادلة الشهادات وهذه الإجراءات إلزامية على الطلبة القطريين للاعتراف بإتمامهم المرحلة الثانوية، أما بالنسبة للطلبة غير القطريين فإن هذا الإجراء اختياري.'